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关于电算化下企业会计档案管理

[收录:2013-09-16] [作者:刘伟] [服务:论文代写代发] [字体: ]
内容摘要:关于电算化下企业会计档案管理,计算机在会计领域的普及和应用,使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代,会计电算化成为会计工作的发展方向,成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求,伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合,又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。

关于电算化下企业会计档案管理计算机在会计领域的普及和应用,使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代,会计电算化成为会计工作的发展方向,成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求,伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合,又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。

一、会计电算化下会计档案管理新特点:本文由教育大论文下载中心WwW.JiaoYuDa.CoM整理

通过十几年的电算化会计工作经验,我总结出以下几点关于电算化会计档案管理的新特点:

  1、会计档案的载体本身发生了变化。电算化会计档案拥有双重的会计档案载体,即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

  2、载体本身性质带来的新的特点。由于不具备传统会计档案的直观可视性,电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视;电子档案易被修改;电子档案的保存,受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

  3、电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。在传统的手工操作条件下,从原始凭证的制作到会计报表的编制,都是靠人工完成的,因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后,所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具,财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码,然后才能借助计算机进行会计核算。这些程序文件、数据结构文件以及各种代码必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

  4、电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。

二、改善电算化下的会计档案管理的措施

1、完善硬件设施建设

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件,最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2、完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度:会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度:根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度:查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度:电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

3、提高会计部门人员素质,完善人员配置结构

由于电算化会计,不仅仅是要实现传统会计的功能,更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能,所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础。

4、提高思想重视程度。实现会计电算化的企业单位,有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性,并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位,对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验,因此,应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质,把磁性介质档案资料的管理落到实处。

三、电算化下会计档案管理展望

电算化会计档案作为会计档案的一部分,它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础,那么电算化会计档案就是电算化独特的个性,它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向,因此要充分发挥电算化会计的强大功能,必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

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