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浅谈如何做好办公室日常行政事务

[收录:2017-07-19] [作者:陆海荣 ] [服务:论文代写代发] [字体: ]
内容摘要:办公室是一个单位的综合的、全面的办事机构,处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的枢纽地位,是一个单位的参谋总部、信息中心和后勤基地。办公室日常行政事务工作的好坏,对内直接影响到一个单位工作质量和工作效率的高低,对外影响一个单位的社会形象。本文分析了办公室日常事务的内容及其重要性,并阐述了做好办公室日常事务的具体措施,以此来充分发挥行政事务部门的工作职能,保障单位各项工作的正常运转。

办公室是一个单位的综合的、全面的办事机构,既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草、督办、协调业务接待、通讯、收发等微观服务任务,处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的枢纽地位,具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。办公室日常行政事务工作的好坏,对内直接影响到一个单位工作质量和工作效率的高低,对外影响一个单位的社会形象。如何才能真正做好国办公室的行政事务工作,却面临着许多的困惑,本文结合自己的工作经验,谈谈个人的看法。

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一、办公室日常行政事务的内容

(一)管理服务工作

管理服务职能是办公室工作的重要组成部分,主要包含公文管理、事务管理、信息处理、文件档案的归档管理、文件资料收发、报送管理、公章管理、搞好服务。

(二)综合协调工作

综合协调工作是办公室重要的职能之一,要保证一个单位统一步调,保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实,协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事,将矛盾解决在萌芽之中。

(三)监督指导工作

监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、督促和指导,其目的是使他们迅速、准确、有效地完成决策目标。

(四)参谋咨询工作

办公室是一个单位的参谋总部、信息中心,其参谋咨询工作的内容有:一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息;二是协助决策,发挥参谋、助手作用。

二、充分认识办公室日常行政事务在单位行政管理中的重要地位

办公室是一个单位的窗口,体现了一个单位的综合素质,也代表了一个单位的外面形象,其地位是特殊的,其作用是非常重要的。办公室日常行政事务的重要性主要体现在二个方面:

(一)外树形象。从办公室的地位看,办公室是一个综合的、全面的办事机构,大量地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的,这些日常行政事务工作不仅仅代表和影响一个单位的行政管理,而且直接影响到单位的社会形象和威信。

(二)内提效率。从单位的内部来看,业务部门之间的及时沟通、准确衔接,都要靠办公室综合协调处理解决。只有充分认识到行政管理工作特定的位置和职能,才能促进办公室的各项工作有序开展。

三、如何做好办公室的日常行政事务

要高水平、高质量、高效率地做好行政事务部门的工作,充分发挥办公室的承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用,从以下几个方面着手:

(一)要做好公室的日常行政事务首先要有一批素质高、作用正、原则强、服务优的办公室工作人员。

1.素质高是指办公室人员要要把加强学习、提高素质作为履行工作职责的基本前提。针对单位管理政策出台多、变化快、政策性强的特点,坚持学习的针对性、广泛性、创新性和经常性。

2.作风正是指行政事务部门工作较苦较累,要提高思想觉悟,养成良好地工作作风。要爱岗敬业、乐于奉献,具有强烈的事业心和责任感。

3.原则强是指行政事务部门工作人员必须要有大局意识,注重协调。做人、办事都要讲原则。

4.服务优是指行政事务部门的同志一定要牢固树立服务的宗旨意识,努力提高服务的质量和水平。

(二)要做好办公室的日常行政事务,就要发挥好“三个作用”

1.发挥好参谋助手作用。作为办公室工作人员要有政治敏感性和洞察力,注意形势的发展和社会的动态,超前思考,提出具有前瞻性的的思路、措施和办法,为领导解决问题、推动工作提出有价值的建议。

2.发挥好督促检查作用。办公室要注意加强督促检查,督促、提醒各科室或有关部门及时完成各项工作任务,发现问题及时向领导汇报。

3.发挥好综合协调作用。办公室要着眼全局,统筹兼顾,协调好各科室之间的关系,协调好上下级之间的关系,协调好干部之间的关系,促进团结与合作,充分调动好各个方面的积极性。

(三)要做好办公室的日常行政事务,就要搞好“三个服务”

1.为领导服务。办公室人员除了做好日常服务之外,还要围绕中心工作和重点工作,主动站在领导的角度多些思考问题,善于为领导决策或开展工作提供参谋性的服务。

2.为单位服务。办公室人员要主动与各科室加强联系,互通情况,及时了解他们在工作中的问题和要求,积极为各科室排忧解难,为单位正常运转提供可靠的保障。

3.为基层服务。对基层的工作要多些给予关心和指导;对基层上报的材料要根据不同的情况及时转交有关领导或组织有关科室办理。

(四)要做办公室的日常行政事务,就要努力完成“三大任务”

1.处理公文。处理公文要“准确、及时、规范”。起草文稿语言表达要准确;收发文件要及时,下发文件要规范。

2.安排会议。安排会议要“细致、周密、协调”。会议方案要细致,议程安排要周密,会议组织要协调。

3.处理事务。处理事务“严谨、高效、灵活”。办事程序要严谨,办事效率要高效,办事方式要灵活。

总之,办公室的日常行政事务是琐碎的、重复的服务性工作,办公室的人员劳心又劳力,还会受一些委屈和埋怨,但办公室的日常行政事务又具有很重要的地位,事关单位的工作成效和社会形象,所以必须认真的做好这些日常行政事务,为单位的正常运转,提供可靠保障。

参考文献:

[1]吴建军.如何做好办公室工作[J].中国商界,2012(11).

[2]吕涛.如何做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].中外企业文化,2014(7).

 

 

 

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